21/11/2019

Wat is postbeheer en hoe helpt het uw bedrijf?

tips en tricks

Ondanks de digitale transformatie worden in heel wat bedrijven nog steeds brieven en pakketten verstuurd. In de meeste gevallen gaat het om officiële documenten waaronder facturen en aanmaningen, maar vaak worden direct mails ook per post gestuurd. Hoe het versturen van deze berg post binnen bedrijven verloopt en wat het belang is van een goed postbeheer leggen we graag verder uit in deze blog.

Postbeheer uitgelegd

Postbeheer is eigenlijk niets anders dan het administratieve beheer van alle uitgaande bedrijfspost. Het omvat taken zoals het printen, sorteren, in enveloppen steken, frankeren en verzenden van alle brieven en pakketten die door uw bedrijf verstuurd worden. Het doel van goed postbeheer is om deze taken te vereenvoudigen en efficiënter te laten verlopen.

Omdat het versturen van bedrijfspost een cruciale vorm van informatieoverdracht is, die vaak belangrijke informatie bevat, is het essentieel dat alle postverwerkingsprocessen zo vlot mogelijk verlopen. Deadlines moeten immers steeds gehaald worden. Denk bijvoorbeeld aan de vooropgestelde betalingstermijn van een factuur of aanmaning. Goed postbeheer zorgt ervoor dat de uitgaande bedrijfspost steeds tijdig en zo efficiënt mogelijk bij de ontvanger terechtkomt.

Het belang van een goed postbeheer

De postkamer speelt een belangrijke rol in de dagelijkse activiteiten van uw bedrijf: facturatie, betalingsherinneringen, belangrijke bedrijfscommunicatie gericht naar uw medewerkers, enzovoort. Een goed postbeheer biedt dan ook twee belangrijke voordelen:

  • Uw bedrijfspost wordt dagelijks verwerkt en verstuurd. Geen stapels brieven en pakketten meer die zich een hele tijd blijven opstapelen. Wanneer uw postbeheer goed georganiseerd is, wordt de post dagelijks gesorteerd, verwerkt en verstuurd.

  • Uw bedrijf loopt bijgevolg ook geen inkomsten mis want facturen, aanmaningen en andere belangrijke documenten worden steeds tijdig verzonden.

goed postbeheer-meerwaarde bedrijf


Postbeheer zelf organiseren of uitbesteden

Bij het optimaliseren van het postbeheer van uw bedrijf heeft u steeds de keuze om postbeheer binnenshuis te organiseren of het uit te besteden aan een  ervaren postpartner. Heel wat bedrijven houden graag de controle over hun eigen communicatie en opteren voor een goed uitgebouwde postkamer binnenshuis. Nu, deze optie gaat natuurlijk niet zonder de nodige investeringen. Denk bijvoorbeeld aan de aankoop of huur van frankeermachines en andere postverwerkingsapparatuur, het voorzien van het nodige personeel voor de postkamer, enzovoort.

Door uw postbeheer uit te besteden aan een extern postbedrijf kan u dan ook een hoop kosten en tijd besparen zonder de kwaliteit van uw postbeheer te verliezen. U hoeft dan immers niet meer in te staan voor de aankoop van frankeermachines en materiaal én uw personeel kan zich opnieuw focussen op de taken die er echt toe doen binnen uw bedrijf. Bovendien kan u bij uw outsourcingpartner genieten van de nieuwste innovaties binnen postbeheer zoals de mogelijkheid tot digitale aangetekende zendingen of een volledige ontzorging van uw postbeheer. In geval van deze laatste optie hoeft u enkel uw bedrijfspost via een digitaal, beveiligd platform aan uw postpartner te bezorgen. Deze zal vervolgens uw brieven afdrukken, voorzien van een omslag, frankeren en verzenden.

Maakt u zich zorgen om de touwtjes uit handen te geven? Dan stellen we u meteen gerust: u kan te allen tijde uw facturen raadplegen, uw digitale aangetekende zendingen opvolgen en op de hoogte blijven van uw volledige postbeheer. Zo bent u zeker dat uw bedrijfspost optimaal en met vertrouwen beheerd wordt.

Wenst u meer te weten over de verschillende mogelijkheden voor een efficiënt beheer van uw bedrijfspost? Contacteer ons dan zo snel mogelijk. Onze medewerkers staan u graag bij met het nodige advies. 

New call-to-action

Gerelateerde artikels