16/07/2019

Wat is een digitale aangetekende zending?

tips en tricks

Aangetekende zendingen, u kent ze wel. De officiële, vertrouwelijke documenten en pakketten die u per post verstuurt met bewijs van zending en aflevering. Ze beschermen uw belangen door het rechtsgeldige afgiftebewijs en de verzekering tegen diefstal, verlies of beschadiging. Een handige en veilige manier van postverzending, maar helaas wel tijdrovend en duur.

Gelukkig staat technologie niet stil en zorgde de huidige digitalisering voor een meer efficiënte en goedkopere oplossing, namelijk de digitaal aangetekende zending. Sinds juli 2016 hebben elektronische documenten dezelfde juridische waarde als de papieren versie. Bepaalde elektronische vertrouwensdiensten, waaronder digitaal aangetekende zendingen, werden erkend. Maar wat zijn de voordelen nu juist van deze digitale aangetekende zendingen en hoe kan u ze versturen? We lichten het even wat verder voor u toe.

Voordelen van een digitale aangetekende zending

De mogelijkheid tot het versturen van digitale aangetekende zendingen biedt heel wat voordelen:

  • Tijdswinst

Het versturen van een belangrijk document per klassieke aangetekende zending is een tijdrovende taak. U moet immers uw document afdrukken, verzendklaar maken en afgeven op uw postkantoor in ruil voor het bewijs van afgifte. Digitaal aangetekend verzenden vereenvoudigt dit proces door uw document digitaal per e-mail te versturen naar de ontvanger. Na het versturen van uw digitale zending ontvangt u eveneens per e-mail een bewijs van afgifte.

  • Kostenbesparing

Voor vele bedrijven misschien wel het belangrijkste voordeel van digitaal aangetekende zendingen. U hoeft tenslotte niet langer meer dure portkosten bovenop de zegel te betalen, u hoeft zich niet naar het postkantoor te verplaatsen én u kan besparen op het gebruik van papier. Op jaarbasis betekent dit toch een flinke besparing voor uw bedrijf.

  • Veilige verzending

Met een digitale aangetekende zending kan u op een veilig manier officiële documenten versturen. De verzending gebeurt steeds in een beveiligde digitale omgeving met authentificatie van de afzender en in sommige gevallen met een digitale handtekening ter bevestiging. Door het transparante verzendingsproces wordt het betwisten of manipuleren van de aangetekende zendingen onmogelijk. Bovendien raakt uw aangetekende zending nooit zoek.

  • Transparantie en digitale opvolging

In de beveiligde digitale omgeving vindt u steeds een gedetailleerd overzicht terug van al uw digitaal aangetekende zendingen. U weet precies wanneer de zending toegekomen is, wanneer de ontvanger de zending opende en/of de zending geaccepteerd of geweigerd werd. Zo bent u steeds op de hoogte van de status van uw officiële zendingen. De afgiftebewijzen staan eveneens ter beschikking in de digitale omgeving en dat tot 10 jaar na datum.

digitale aangetekende zending

Hoe een digitale aangetekende zending versturen?

Een digitale aangetekende zending brengt dus heel wat meer gebruiksgemak met zich mee, maar hoe gaat zo’n digitale aangetekende zending nu juist in zijn werk en wat moet u daarvoor doen? We sommen even kort de opeenvolgende stappen van het verzendingsproces voor u op:

Stap 1: Aanmelden in de digitale omgeving of e-mailprogramma

De manier waarop u een digitale aangetekende zending verstuurt, kan verschillen afhankelijk van het gebruikte systeem. Of u moet zich inloggen in een digitale omgeving/portaal of u maakt gebruik van uw Outlook of Gmail met plug-in.

Stap 2: Opstellen van de e-mail

Vervolgens stelt u de e-mail naar wens op en voegt u het officiële document in bijlage toe. Let op dat u steeds de juiste naam en e-mailadres van de ontvanger ingeeft. Een foutief mailadres zal, net als een foutief straatadres bij een analoge aangetekende zending, immers de afgifte verhinderen.

Stap 3: E-mail en document worden verstuurd.

Nadat u de zending bevestigd heeft, zal uw e-mail en met de officiële bijlage naar de ontvanger verzonden worden. Vanaf dit moment heeft uw zending een juridische waarde, net zoals dat bij de klassieke aangetekende zending het geval zou zijn.

Stap 4: Ontvangst van de zending

De bestemmeling ontvangt alle informatie over de afzender en de inhoud van de digitale aangetekende zending.

Stap 5: Acceptatie of weigering van de digitaal aangetekende zending

De ontvanger accepteert of weigert de zending en draagt hiermee bij tot de laatste stap nodig voor creatie van een POD, Proof Of Delivery.

Gedurende het hele proces kan u in de digitale omgeving de status van uw aangetekende zendingen opvolgen. Zo bent u steeds op de hoogte.

Wenst u meer te weten over het versturen van een digitale aangetekende zending? Contacteer ons dan zo snel mogelijk. Onze consultants helpen u graag verder. 

New call-to-action

Gerelateerde artikels