25/07/2019

Tijd besparen met een aangetekende zending per e-mail

tips en tricks

In de bedrijfswereld worden er jaarlijks heel wat aangetekende zendingen verstuurd. Denkt u bijvoorbeeld aan officiële, vertrouwelijke documenten tussen werkgever en werknemer, documenten omtrent een bepaald geschil, opzeggingen van verzekerings- en energiecontracten, kleine klantengeschenken, enzovoort. Deze berg aangetekende zendingen vergen heel wat tijd om te versturen.

Nu, time is money dus om geen kostbare tijd te verliezen maken steeds meer bedrijven gebruik van digitaal aangetekende zending. Het verwerkingsproces is een stuk eenvoudiger en u hoeft niet meer de deur uit om vertrouwelijke documenten aangetekend te verzenden. We lichten u even verder toe hoe u en uw werknemers tijd kunnen besparen met het versturen van digitaal aangetekende zendingen.

Tijdrovende werking van aangetekende zending per post

Het omslachtige proces van een aangetekende zending per post heeft als gevolg dat medewerkers heel wat kostbare tijd verliezen, tijd die efficiënter ingevuld en beter besteed kan worden. Het tijdrovende verzendingsproces van een aangetekende zending gaat dan ook als volgt: u bereidt uw aangetekende zending voor en vult daarbij het afgiftebewijs op voorhand in, vervolgens kleeft u de streepjescode van het afgiftebewijs op uw zending, u geeft uw zending af in het postkantoor of een Postpunt en de postbode zal uw zending na verwerking bij de bestemmeling afleveren. U verliest dus een hoop tijd met het verzendklaar maken van uw zending en de trip naar het postkantoor of Postpunt.

Efficiënt digitaal aangetekend verzenden

Heel wat bedrijven opteren voor digitaal aangetekend verzenden omwille van de stevige kostenbesparing. Een aangetekende zending per post kost immers gemiddeld zo’n 6,30 euro per stuk, een aangetekende e-mail daarentegen minder dan 1 euro. Maar naast het mooie kostenplaatje, is tijdsbesparing een tweede belangrijke reden om voor een digitaal aangetekende zending te kiezen. Uw medewerkers hoeven zich tenslotte niet meer te verplaatsen naar het dichtstbijzijnde postkantoor om de aangetekende brief af te geven.

documenten-aangetekende zending-per email

Hoe gaat zo’n digitale aangetekende zending dan juist in zijn werk? Eenvoudig, u hoeft zich enkel aan te melden in de voorziene digitale omgeving of via uw e-mailprogramma met aangepaste plug-in. Daar kan u de mail opstellen en het officiële document in bijlage toevoegen. Vervolgens kan u de aangetekende e-mail verzenden naar de bestemmeling. Er kan steeds gevraagd worden om de zending te bevestigen via aan digitale handtekening of een authenticatieprocedure. De ontvanger zal informatie ontvangen over de inhoud van de aangetekende zending en deze accepteren of weigeren.

De verzending en bezorging van een digitaal aangetekende brief gebeurt onmiddellijk, u hoeft dus geen rekening te houden met een lange ontvangsttermijn én u bespaart u een hoop tijd bij het voorbereiden van uw aangetekende zending. De tijd die u en uw medewerkers besparen, kan dan efficiënter ingezet worden voor taken die behoren tot uw core business.

Bij Easypost bieden we bovendien een transparant en veilig klantenportaal aan waarin u steeds een overzicht heeft van al uw verzonden digitaal aangetekende zendingen. Zo beschikt u over gedetailleerde informatie over de status van uw zendingen. Bovendien garanderen we steeds de juridische zekerheid van uw aangetekende zendingen door een correct authenticatieprocedure. Dit maakt het manipuleren en betwisten van aangetekende zendingen vrijwel onmogelijk.

Wenst u meer informatie over de mogelijkheid tot digitaal aangetekende zendingen met Easypost? Neem dan snel contact op met ons. Wij bekijken samen met u de beste optie voor uw postverzending.

 

New call-to-action

Gerelateerde artikels