26/11/2019

Postverzending automatiseren: hoe doe je dat?

tips en tricks

In tegenstelling tot wat u misschien zou denken in dit digitaal tijdperk, versturen nog heel wat bedrijven dagelijks klassieke post. Incassobedrijven en advocatenkantoren verzenden bijvoorbeeld op dagelijkse basis facturen, aanmaningsbrieven en officiële documenten per post. U kan zich wel voorstellen dat het voorbereiden van deze grote hoeveelheid post heel wat tijd en geld in beslag neemt.

Omdat de focus van bedrijven steeds meer ligt op innovatie en het optimaliseren van bedrijfsprocessen, is het tijd om de omslachtige postverwerking binnen uw bedrijf anders te organiseren. Het automatiseren van uw postverzending is hiervoor de ideale oplossing, maar wat bedoelen we hier juist mee en hoe begint u eraan?

Postverzendingsmachines handig, maar niet optimaal

Nu, er is in de loop der jaren al een hele weg afgelegd wat postverwerking en postautomatisering betreft. Manuele postverwerking, ruimde plaats voor het bedienen van allerlei postverzendingsmachines. Denkt u bijvoorbeeld aan sorteermachines, snijmachines, enveloppensluiters, omslagvulmachines en de bekende frankeermachine. Stuk voor stuk handige apparaten die een deel van het manuele werk automatiseren, maar helaas niet het hele postverwerkingsproces voor zich nemen. U heeft immers nog steeds beschikbaar personeel nodig om de machines te bedienen en de post van het ene proces naar het andere te begeleiden. Dit gaat ten koste van de tijd die uw medewerkers kunnen besteden aan andere taken die meer tot uw core business behoren.

Bovendien kost deze gedeeltelijke automatisering van uw postverzending een aardig duit. U bent immers zelf verantwoordelijk voor de aankoop en het onderhoud van alle machines, de aankoop van papier, enveloppen en inkt.

postverzending automatiseren

Automatisering postverzending door ervaren partner

Om deze hoge kosten en het verlies van kostbare tijd het hoofd te bieden, kan u steeds uw postverzending overlaten aan een ervaren postpartner. Deze maakt namelijk gebruik van innovatieve technologieën voor postautomatisering. Bij Easypost ontwikkelden we bijvoorbeeld EasyPrint, een totaaloplossing voor uw postverzending. Het enige wat u hoeft te doen, is de documenten die u wenst te versturen digitaal aan ons bezorgen samen met de gekozen lay-out voor het document en de omslag. Wij ontvangen alles in een beveiligde, digitale omgeving en nemen het postverzendingsproces verder van u over. Om de privacy te garanderen wordt er overigens steeds een in-line werkwijze gehanteerd. Niemand heeft dus toegang tot de inhoud van uw postverzending.

We drukken alle documenten af, voorzien ze van een omslag en frankeren alle post. Daarna bezorgen we al uw post bij onze provider, bpost, die de verdere verdeling op zich neemt. Uw postverwerking wordt met andere woorden een goed geoliede machine.

U bespaart een hoop tijd en geld uit, geen print- en aankoopkosten meer. Sterker nog, dankzij de grote hoeveelheden te verwerken post, kan er een voordelig print- en verzendtarief aangerekend worden. Uw medewerkers kunnen zich ook volledig focussen op hun kerntaken want uw post wordt in enkele muisklikken verzonden. Geen hoge kosten, tijdverlies of risico op menselijke fouten meer, maar een efficiënte geautomatiseerde postverzending.

Wenst u graag meer informatie over hoe EasyPrint, de totaaloplossing van Easypost, uw postverzending kan automatiseren?Neem dan snel contact op met ons! Onze medewerkers geven u met plezier de nodige informatie.

New call-to-action

Gerelateerde artikels