27/11/2019

Facturen afdrukken en verzenden in één beweging met EasyPrint

tips en tricks

We leven in een tijdperk waar de meeste communicatie digitaal gebeurt. Zo sturen bedrijven dagelijks verschillende e-mails rond naar medewerkers, partners en klanten. Nu, niet alle communicatie is even geschikt om digitaal te versturen. Denk bijvoorbeeld aan facturen, officiële documenten, boetes of aanmaningsbrieven die door financiële instanties, incassobedrijven of de politie verstuurd worden. Deze documenten worden daarom nog het vaakst per klassieke post verstuurd.

Helaas kost deze traditionele en manuele verzending van dergelijke documenten heel wat tijd en geld. Van het afdrukken tot het volledig verzendklaar maken van de facturen en officiële documenten. Om bedrijven en instanties te helpen bij deze tijdrovende taak ontwikkelden we EasyPrint, een totaaloplossing voor de verwerking en verzending van bijvoorbeeld facturen. In deze blog leggen we uit hoe u met EasyPrint in één beweging al uw te verzenden facturen kan afdrukken en verzenden.

Hoe EasyPrint juist werkt?

Omdat we weten dat het verzenden van facturen en andere officiële communicatie een omslachtig proces is, wilden we een totaaloplossing voor postverwerking en -verzending bedenken. EasyPrint neemt dan ook het hele verzendingsproces van u over. Het enige wat u hoeft te doen is de te verzenden documenten digitaal aan ons bezorgen, Easypost doet de rest. Het postverwerkingsproces ziet er met EasyPrint uit als volgt:

  • Stap 1: u selecteert de documenten die u wenst te versturen.
  • Stap 2: u bepaalt daarbij zelf de lay-out van de documenten en enveloppen. Verandert uw bedrijf na verloop van tijd van huisstijl? Geen probleem, u doet zelf de nodige aanpassingen aan uw huidige lay-out en interne systemen. Vervolgens stuurt u ons het eindresultaat digitaal door voor verwerking.
  • Stap 3: Easypost ontvangt deze documenten in een digitale, beveiligde omgeving
  • Stap 4: de documenten worden stuk voor stuk afgedrukt, voorzien van een omslag en gefrankeerd.
  • Stap 5: Easypost bezorgt de verwerkte post aan onze provider, bpost
  • Stap 6: Deze zal uw post verder verdelen via zijn netwerk
  • Stap 7: Uw post komt toe op de juiste bestemming

Uw facturen en officiële communicatie wordt dus in één vlotte flow verwerkt en tot bij de ontvangen gebracht. U hoeft zich dus geen zorgen meer te maken om de postverwerking van uw facturatie, met EasyPrint nemen wij dit helemaal van u over.

easyprint-facturen verzenden

De voordelen van EasyPrint

Door een efficiënte en snelle verwerking van uw facturen biedt EasyPrint uw bedrijf ook heel wat voordelen:

Betere besteding van tijd en focus

Omdat we met EasyPrint het afdrukken en verwerken van officiële documenten en facturen voor onze rekening nemen, bespaart uw bedrijf of kantoor heel wat kostbare tijd. Uw werknemers kunnen zich focussen op belangrijke taken die tot uw core business behoren.

Kostenbesparing

Daarnaast bespaart u heel wat kosten uit die gepaard gaan met de postverwerking van uw facturatie zoals bijvoorbeeld de printkosten, kosten aan omslagen, postverwerkingsmachines, enzovoort. Bovendien kunnen we bij Easypost u een gunstiger print- en verzendtarief aanrekenen omdat we dagelijks grote volumes aan post verwerken voor verschillende klanten.

Privacy gegarandeerd

Omdat we privacy hoog in het vaandel houden, willen we bovendien benadrukken dat we inzake GDPR volledig conform zijn aan de wetgeving. Niemand heeft dus toegang tot de inhoud van de te verzenden facturen en documenten.

De nodige ondersteuning

Easypost geeft uw bedrijf 7 dagen op 7 de nodige ondersteuning in verband met uw postverzending, u beschikt zelfs over een eigen geëngageerde Easypost medewerker. Daarnaast kan u steeds onze supportpagina op de website raadplegen inzake de meest voorkomende vragen.

Bent u nieuwsgierig naar wat EasyPrint voor uw bedrijf of kantoor kan betekenen? Neem dan snel contact op met EasyPost. Onze consultants geven u graag het nodige advies om uw facturen op een snellere en efficiëntere manier te verzenden.

New call-to-action

 

Gerelateerde artikels