26/07/2019

De voordelen van een digitale aangetekende zending

tips en tricks

Jaarlijks worden er zo’n 30 miljoen aangetekende zendingen verstuurd via Bpost. Een groot deel daarvan wordt verstuurd door bedrijven en organisaties. Denkt u daarbij bijvoorbeeld aan advocatenkantoren, incassobureaus, maar ook bedrijven die officiële documenten op een veilige manier willen versturen met bewijs van ontvangst. U kan u zich wel inbeelden dat het versturen van dergelijke hoeveelheden aangetekende zendingen heel wat tijd, kosten en energie met zich meebrengt.

Om deze verzendingsprocedure te moderniseren en optimaliseren, is het in België sinds enkele jaren toegestaan om aangetekende zendingen digitaal of elektronisch te versturen. Zo’n digitale aangetekende zending is conform de EU-vordering 010/2014 én rechtsgeldig. Maar wat is de meerwaarde van een digitale aangetekende zending in vergelijking met de papieren versie? We zetten de belangrijkste voordelen even voor u op een rijtje.

Positief kostenplaatje

Één van de belangrijkste redenen om te opteren voor een digitale aangetekende zending in plaats van een aangetekende zending per post, is de mogelijkheid om aanzienlijk te besparen op uw jaarlijks budget. Een aangetekende zending per post kost u immers ongeveer 6,30 euro. Een stevig bedrag als je weet dat er in België per dag zo’n 82.000 exemplaren verstuurd worden.

Wanneer u uw officiële documenten digitaal verstuurt, komt u uit op minder dan 1 euro kosten. Waar zit het verschil? Simpel, u staat niet langer meer in voor het betalen van dure portkosten op de zegel. Daarnaast bespaart u ook flink op vervoerskosten en het gebruik van papier. U hoeft uw document tenslotte niet langer meer af te drukken, onder omslag te steken of te voorzien van een sticker voor aangetekende zending.

digitale aangetekende zending-officiële documenten

Efficiënter gebruik van tijd en energie

Naast budget is ook tijd een kostbare factor in de bedrijfswereld. Heel wat organisaties zoeken daarom steeds naar manieren om de tijd van hun werknemers zo efficiënt mogelijk in te vullen. Het spreekt voor zich dat het versturen van aangetekende zendingen een zeer tijdrovende taak is. Het document moet tenslotte afgedrukt worden, verzendklaar gemaakt worden en op het postkantoor afgegeven worden.

Het digitaal of elektronisch aangetekend verzenden is dan ook de perfecte oplossing. Door de aangetekende zending per e-mail te versturen, wordt het verzendingsproces een stuk eenvoudiger en besparen uw medewerkers een hoop tijd die ze dan kunnen inzetten op de kerntaken van uw bedrijf. Digitale aangetekende zendingen zorgen dus niet alleen voor tijdsbesparing, maar ook voor een efficiëntere en effectievere manier van werken.

Nauwkeurige opvolging

Een aangetekende zending impliceert nu eenmaal een goede opvolging van de verzonden documenten. U krijgt tenslotte een bewijs van afgifte én ontvangst. Per post kan je de zending vaak ook volgen via een track & trace code, maar wanneer u uw aangetekende zending digitaal verstuurd, kan u op een eenvoudigere manier de details van uw zending volgen. In de beveiligde digitale omgeving wordt u niet alleen op de hoogte gehouden van de status van uw aangetekende zending, u kan er ook een volledig overzicht van alle zendingen in terugvinden. U weet dus precies wanneer de ontvanger uw e-mail ontvangen heeft, wanneer deze geopend werd en of de bestemmeling de zending accepteerde of weigerde. Bovendien zijn de afgiftebewijzen tot 10 jaar na datum beschikbaar.

Transparant en veilig

Digitale aangetekende zendingen garanderen u dus een transparante manier van werken. In de digitale omgeving beschikt u immers over alle gedetailleerde informatie van het verzendingsproces. Bovendien zorgen digitale aangetekende zendingen voor een veilige verzending door het bevestigen met een digitale handtekening én authenticatie van de afzender. De combinatie van transparantie en veiligheid zorgt ervoor dat aangetekende zendingen die digitaal of elektronisch verzonden zijn nooit betwist of gemanipuleerd kunnen worden.

Wenst u meer informatie over het digitaal verzenden van officiële documenten bij Easypost? Neem dan snel contact op met ons. Wij helpen u met veel plezier verder.

New call-to-action

Gerelateerde artikels